Vom Multi-Projekt-Chaos zum nachhaltigen Flow!
Mit Kanban. Mit Businessmap.

Sofort. Ernsdthaft. Teams identifizieren oft schon innerhalb weniger Tage nach der Visualisierung ihren größten Engpass. Spürbare Verbesserungen in der Koordination erfolgen innerhalb von Wochen. Nachhaltiger Flow entwickelt sich typischerweise über mehrere Monate.

Im Gegensatz zu traditionellen Transformationen musst du nicht monatelang auf Mehrwert warten – er beginnt am ersten Tag.

Kanban ist evolutionär, kein Big Bang. Es ist vielleicht kein Wunder über Nacht, aber du wirst wahrscheinlich jede Woche merken, dass es besser wird.

Auch subjektive Ergebnisse zählen: Viele Teams berichten schon nach wenigen Wochen von weniger Stress und besserem Fokus, sobald sie Arbeit visualisieren und ein paar grundlegende Richtlinien festlegen. Diese frühen positiven Signale schaffen Vertrauen und Dynamik. Wir helfen dir von Anfang an, wichtige Kennzahlen zu verfolgen (wie Durchlaufzeit, erledigte Aufgaben pro Woche), damit du die Verbesserung klar sehen kannst.

Wenn du dir Sorgen um den ROI machst, starten wir oft in einem Pilotbereich, um schnelle Ergebnisse zu zeigen – oft innerhalb von 6–8 Wochen – bevor wir größere Veränderungen umsetzen.

Das hier ist keine Initiative, bei der ein Jahr lang nichts passiert; du wirst schnell und kontinuierlich Fortschritte sehen.

Traditionelles PM fokussiert sich auf detaillierte Planung und lokale Optimierung. Kanban startet mit deiner aktuellen Realität und verbessert schrittweise. Anstatt theoretischer Pläne bekommst du Echtzeit-Transparenz.

Statt Arbeit auf überlastete Teams zu schieben, wird Arbeit basierend auf tatsächlicher Kapazität gezogen. Am wichtigsten: Kanban schafft natürliche bereichsübergreifende Koordination ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Starte dort, wo der Schmerz am größten und das Potenzial für sichtbare Verbesserungen am höchsten ist.

Für die meisten ist ein erster guter Schritt entweder unsere kostenlose Multi-Projekt-Simulation, um zu sehen, was möglich ist, oder ein Businessmap-Testabo, um deine tatsächlichen Projekte zu visualisieren. Beides sind risikoarme Wege, um sofortigen Mehrwert zu erleben.

Von dort aus bestimmt deine spezifische Situation die nächsten Schritte. Wir helfen dir, den passenden Weg zu wählen.

Wähle, was passt. Jeder Service steht für sich und liefert eigenständigen Mehrwert.

Manche Kunden lösen ihre Probleme nur mit Businessmap. Andere benötigen die komplette Transformationsreise. Viele starten mit einem Service und fügen weitere hinzu, wenn sich ihre Bedürfnisse entwickeln.

Es gibt keinen vorgeschriebenen Weg – deine Anforderungen bestimmen deine Reise.

Unsere Services sind modular aufgebaut. Manche Kunden haben nur die Multi-Projekt-Simulation gemacht, um ihr Team zu schulen, und dann selbst weitergearbeitet. Andere haben uns nur für das Kanban Bootcamp engagiert, um ihr System schnell aufzubauen, ohne zunächst Hypercare oder Mastermind zu nutzen. Und wieder andere hatten bereits ein gutes System und wollten es nur mit ein paar Review-Sessions überprüfen lassen.

Wir unterstützen dich gerne à la carte. Wir wissen, dass jede Organisation an einem anderen Punkt steht – vielleicht hast du bereits Kanban-Boards und brauchst nur fortgeschrittene Unterstützung (dann springe direkt zu Review-Sessions oder individueller Beratung). Oder du startest bei null, möchtest aber zunächst einen kleinen Piloten (Simulation oder DIY-Businessmap-Pilot) statt einer großen Verpflichtung.

Jeder Service bietet eigenständigen Nutzen, und das betonen wir stets – zum Beispiel hinterlässt das Kanban Bootcamp ein selbstständiges Kanban-System, auch wenn du danach kein formales Coaching mehr buchst.

Natürlich gibt es einen Grund, warum wir ein ganzes Service-Portfolio anbieten: Sie bauen aufeinander auf, um so noch mehr Wirkung zu entfalten. Aber es gibt absolut keine Verpflichtung, alles zu nutzen. Du kannst externe und interne Aktivitäten mischen – z. B. Bootcamp mit uns, laufende Verbesserung intern, oder umgekehrt.

Wir beraten dich ehrlich, was in deiner Situation am meisten bringt – die Entscheidung liegt immer bei dir. Wenn du nur einen Quick Win brauchst, um Stakeholder zu überzeugen, starte dort. Wenn du bereit für umfassende Unterstützung bist, planen wir das gesamte Programm. Und wenn sich die Umstände ändern, kannst du jederzeit pausieren oder aufhören. Wir sind flexibel.

Unser Ziel ist es, dich dort abzuholen, wo du stehst – du kannst die Reise dort beginnen, wo es am besten passt, und sie beenden, wenn du erreicht hast, was du brauchst. Kein Zwang zum „Rundum-Paket“.

Wir sind da, wenn du uns wieder brauchst.

Absolut. Das passt ideal.

Engineering und Fertigung haben physische Einschränkungen, Abhängigkeiten und Koordinationsherausforderungen, die Kanban sichtbar und handhabbar macht.

Unsere Kunden kommen unter anderem aus der chemischen Verfahrenstechnik (BASF), Elektronik-F&E und Fertigung (TDK-Lambda), Luft- und Raumfahrttechnik (Aerosud) und vielen weiteren Branchen.

Kanban funktioniert überall dort, wo mehrere Projekte um gemeinsame Ressourcen konkurrieren.

Wir verstehen diese Sorge – viele unserer Kunden kommen aus hochspezialisierten Bereichen (Luft- und Raumfahrttechnik, Pharma-F&E, kundenspezifische Fertigung), in denen kein Projekt dem anderen gleicht und sich Prioritäten häufig ändern.

Die gute Nachricht ist, dass Kanban darauf ausgelegt ist, Variabilität und Einzigartigkeit zu handhaben. Es ist keine starre Methodik; es ist ein Set von Prinzipien, die wir auf deinen Kontext zuschneiden. Wenn deine Arbeit spezialisiert ist, berücksichtigen wir das beim Design deines Systems. Wenn sich Prioritäten oft verschieben, z.B. durch regulatorische Updates oder Kundenänderungsanfragen, integrieren wir explizite Richtlinien dafür, wie man spontan umpriorisiert (anstatt Chaos zu verursachen).

Gerade in dynamischen Umgebungen entfaltet Kanban seine Wirkung, weil es flussbasiert und anpassungsfähig ist – du überprüfst kontinuierlich, lieferst in kleinen Schritten und kannst dadurch Änderungen leichter bewältigen als mit starren Großplan-Methoden.

Wir haben bisher noch kein Umfeld gefunden, in dem sich diese Prinzipien nicht anwenden ließen – vom Softwareteam bis zur Chemieanlage.

Falls du befürchtest, Kanban könnte komplexe Entwicklungs- oder Forschungsarbeit zu stark vereinfacht darstellen: Es geht nicht darum, Arbeit zu standardisieren, sondern darum, sie sichtbar zu machen und den Fluss zu steuern. Wir starten immer mit deinen bestehenden Prozessen („Beginne mit dem, was du jetzt tust“) und ändern nicht, was dein Arbeiten besonders macht – wir unterstützen und verbessern es.

Fazit: Kanban ist ein flexibles Toolkit, und mit unserer Erfahrung werden wir es an deine einzigartige Umgebung anpassen, sodass es sich natürlich anfühlt und Ergebnisse liefert, egal wie speziell oder unvorhersehbar deine Arbeit ist.

Die Unterstützung des oberen Managements ist entscheidend für die organisatorische Transformation.

Wir können jedoch auch auf Prozess-/Teamkoordinations-Ebene starten, um erste Erfolge zu zeigen. Was es unbedingt braucht, sind engagierte Change Agents, die bereit sind zu experimentieren und Zeit in Verbesserungen zu investieren. Xuviate unterstützt diese Treiber dabei, mit schnellen, sichtbaren Erfolgen den Rückhalt im Management zu gewinnen.

Viele erfolgreiche Transformationen begannen mit einer einzelnen Führungskraft, die sagte: „Es muss doch einen besseren Weg geben.“

Im Allgemeinen gilt: Nein, Du musst keine neuen Vollzeitstellen speziell dafür schaffen.

Einer der großen Vorteile von Kanban ist, dass es – sobald das Team geschult ist – als Teil der bestehenden Rollen gemanagt werden kann. Anders als bei manchen Frameworks (die zum Beispiel für jedes Team einen Vollzeit-Release-Train-Engineer oder Agile Coach verlangen) wird Kanban auf Portfolio-Ebene oft von bestehenden Projektmanagern oder einem PMO mit etwas zusätzlichem Training übernommen.

Wir helfen dabei, interne Change Agents zu identifizieren und zu begleiten – Menschen in Deiner Organisation, die die Praktiken vorantreiben und dauerhaft verankern. Das kann ein Projektmanager sein, eine Führungskraft im operativen Bereich oder einfach ein engagiertes Teammitglied.

Unsere Hypercare- und Mastermind-Services sind darauf ausgelegt, Eure internen Leute so zu befähigen, dass sie die Führung kontinuierlich übernehmen können. Wie Johan Pretorius von Aerosud feststellte, ist ein Change Agent, der Menschen und Beziehungen versteht, entscheidend – und dieser kann durchaus ein bereits vorhandenes Teammitglied sein (wie er selbst), das wir coachen.

Viele unserer Kunden verankern Kanban erfolgreich in ihrer Kultur, ohne zusätzliche Stellen zu schaffen. Die „Kanban Champions“ übernehmen diese Rolle oft parallel zu ihrem regulären Job. Wenn der Prozess eingespielt ist, spart er ihnen sogar Zeit (weniger Feuerlöschen etc.).

In größeren Organisationen oder bei einer umfassenden Transformation kann es sinnvoll sein, ein kleines „Lean/Agile PMO“ zu bilden oder ein Teilzeit-„Core Team“ zu benennen, das das System überwacht und optimiert – es ist aber keine Voraussetzung für den Erfolg. Häufig werden interne Personen als „Flow Manager“ für ihr jeweiliges Team oder ihren Prozess bestimmt, und wir begleiten sie so lange, bis sie sich sicher fühlen.

Wir bei Xuviate stehen während der Übergangsphase als Expert:innen zur Verfügung, damit Du nicht von Anfang an teure interne Fachkräfte einstellen musst. Mit zunehmender Erfahrung (z. B. durch unsere Mastermind-Gruppen oder vertiefende Trainings) werden Deine Leute selbst zu Expert:innen. Tools wie Businessmap verringern zudem den administrativen Aufwand – etwa durch automatisierte Kennzahlen und visuelles Management, sodass kein Analyst manuell Berichte erstellen muss.

Und wenn die Sorge aufkommt, „Wer pflegt den Prozess?“, sei beruhigt: Die Pflege von Kanban besteht vor allem aus regelmäßigen Reviews und kleineren Anpassungen, die wir Deinem Team beibringen. Viele Kunden integrieren dies in bestehende Meetings oder in die Aufgaben des PMOs. Sollte einmal Expertise fehlen, kannst Du uns jederzeit für eine Review-Session oder Ad-hoc-Beratung hinzuziehen – deutlich kosteneffizienter als eine Vollzeitkraft.

Fazit: Du brauchst für Kanban kein neues Department. Es fügt sich in Eure bestehende Arbeitsweise ein, und wir helfen Deinem aktuellen Team, die Fähigkeiten aufzubauen, um es dauerhaft zu tragen. Wir sagen oft: Unser Ziel ist es, uns selbst überflüssig zu machen – wenn wir gehen, sind Deine Leute die Kanban-Expert:innen (manche lassen sich sogar zertifizieren).

Das ist eine wichtige Frage, die wir oft hören.

Es ist bedauerlich, aber wahr, dass viele Unternehmen "Agile Transformationen" versuchen oder mit Kanban experimentieren ohne dauerhaften Erfolg. Hier ist, warum unser Ansatz anders ist und wie wir die häufigsten Fallstricke vermeiden:

• Systemdenken statt reiner Teamfokus: Viele Agile-Initiativen konzentrieren sich nur auf die Teamebene (Flight Level 1) – zum Beispiel ein paar Scrum-Teams – und vernachlässigen die Koordination zwischen den Teams. In Multi-Projekt-Umgebungen scheitert das oft, weil die eigentlichen Probleme auf Portfolio- bzw. Koordinationsebene liegen. Xuviates Ansatz startet bewusst auf Flight Level 2 (Koordination zwischen Teams), um alle Projekte oder einen gesamten Prozess zu visualisieren und zu steuern. Wir nehmen den Schritt zurück und arbeiten nicht mit isolierten agilen Teams. So vermeiden wir das typische Schicksal von Agile-Piloten, die zwar in einem Team funktionierten, aber keine Verbesserung der Gesamtergebnisse brachten.
• Evolutionäre Veränderung statt Big Bang: Einige Agile-Transformationen erzwingen über Nacht drastische Veränderungen (neue Rollen, völlig neue Prozesse), was Widerstand und letztendlich Rückschläge verursacht. Wir verwenden die evolutionäre Veränderungsphilosophie von Kanban – starte mit dem, was du jetzt tust, und verbessere dich schrittweise. Das bedeutet, dass wir das Immunsystem der Organisation nicht so stark provozieren. Veränderungen halten, weil sie inkrementell und bewährt sind, während wir voranschreiten, anstatt ein umfassendes Mandat zu erlassen, das die Leute stillschweigend abwarten, bis es „vorübergeht“.
• Angepasst an deinen Kontext: Fehlgeschlagene Versuche resultieren oft aus der Anwendung eines vorgefertigten Frameworks oder eines generischen Ansatzes ohne Anpassung. Wir machen das Gegenteil – alles wird an deinen spezifischen Kontext angepasst, wie wir besprochen haben. Das stellt Relevanz und Akzeptanz sicher. Dein Kanban-System wird sich wie dein Prozess anfühlen (nur eine bessere Version), nicht wie eine fremde Methodik, die aufgezwungen wird.
• Datengetrieben und transparent: Wir legen Wert auf die Messung der Auswirkungen. Viele Versuche scheitern, weil niemand überprüft, ob sich tatsächlich etwas verbessert. Wir definieren Metriken (z. B. Durchlaufzeit, Durchsatz) und machen Veränderungen transparent. Wenn die Beteiligten sehen „Hey, das funktioniert – unsere Reaktionszeit auf Kundenanfragen ist doppelt so schnell“, verstärkt das den Antrieb, weiterzumachen. Funktioniert etwas nicht, passen wir es an – mit wissenschaftlicher Denkweise.
• Einbindung des Managements: Vielleicht war dein früherer Versuch eine reine „IT-Initiative“. Wir binden das Management aktiv ein und verknüpfen Kanban von Beginn an mit klaren Geschäftszielen (z. B. pünktliche Lieferung oder Kundenzufriedenheit). Wir stellen oft fest, dass frühere Versuche aufgrund mangelnder Unterstützung oder Verständnis des Managements scheitern. Indem wir die Führungskräfte schulen und einbeziehen (durch Briefings, indem wir zeigen, wie Kanban ihre Schmerzpunkte anspricht usw.), stellen wir sicher, dass dies kein Nebenprojekt, sondern eine unterstützte strategische Initiative ist. Tatsächlich ist einer unserer ersten Schritte in jedem Engagement, einen Sponsor an Bord zu holen und zu definieren, wie Erfolg für sie aussieht.
• Kontinuierliches Coaching & Anpassung: Viele versuchen Agile/Kanban durch ein zweitägiges Training und dann „du bist auf dich allein gestellt“. Nicht überraschend schleichen sich alte Gewohnheiten wieder ein. Wir bieten während der kritischen Einführungsphase kontinuierliches Coaching (durch Hypercare, Mastermind-Gruppen oder zumindest einige Check-ins), um neue Gewohnheiten zu verstärken und Hindernisse zu beseitigen. Dies erhöht die Beständigkeit erheblich. Es ist wie der Unterschied zwischen dem Kauf eines Fitnessgeräts und einem Personal Trainer – wir bleiben dabei, um sicherzustellen, dass du tatsächlich fit wirst! Schließlich werden die neuen Wege zur Norm.
• Fokus auf Change Management: Wir bringen fundierte Expertise im Change Management mit. Wir erkennen Widerstände früh und helfen euch mit Strategien, um damit umzugehen (einige davon haben wir oben beschrieben). Wir identifizieren Change Champions, sorgen für schnelle Erfolge und teilen Erfolgsgeschichten intern, um Akzeptanz und Begeisterung zu fördern. Versuche scheitern häufig an kulturellem Widerstand oder mangelnder Kommunikation. Wir steuern diesen Aspekt aktiv – etwas, das bei Do-it-yourself-Implementierungen oft übersehen wird. Zum Beispiel halten wir regelmäßig eine Momentaufnahme eurer Situation fest, um Fortschritte in der Einstellung sichtbar zu machen, und feiern Meilensteine öffentlich, damit alle den Fortschritt sehen.

Kurz gesagt:

Wir verankern Verbesserungen in der DNA deiner Organisation, statt sie wie einen Trend oder ein isoliertes Experiment zu behandeln. Das Ergebnis: Veränderungen, die Bestand haben.

Wir streben eine nachhaltige Transformation an – kein Strohfeuer. Gerne analysieren wir mit dir gemeinsam frühere Versuche, um zu verstehen, was schiefgelaufen ist, und diese Initiative so zu gestalten, dass wir dieselben Fehler vermeiden. Unsere gesamte Erfahrung steht dir zur Verfügung, um diese Herausforderung endgültig zu meistern und dauerhafte Ergebnisse zu erzielen.

Absolut! Natürlich findest Du online viele Informationen zu Kanban (und wir ermutigen Dich, zu lernen!) – der Mehrwert, den Xuviate bietet, liegt darin, die Reise zu beschleunigen, typische Stolperfallen zu vermeiden und das System so anzupassen, dass es in einer komplexen Umgebung tatsächlich Ergebnisse liefert.

Viele unserer Kunden haben zunächst den Do-it-yourself-Weg versucht – und manche waren dabei durchaus erfolgreich. Was die meisten jedoch feststellen: Auf Teamebene ist einfaches Kanban relativ leicht umzusetzen, aber auf Multi-Projekt- bzw. Portfolioebene wird es knifflig. Ein Board ist schnell erstellt; das richtige System zu entwerfen, das die realen Workflows abbildet und die entscheidenden Engpässe löst, erfordert Erfahrung. Ohne Anleitung übernehmen Teams Kanban oft nur oberflächlich (das Board sieht gut aus), ohne die Vorteile zu realisieren (Arbeit staut sich trotzdem, Prioritäten bleiben unklar). Wir haben viele DIY-Implementierungen gesehen, die aufgegeben wurden oder bald stagnierten. Mit uns vermeidest du Monate (oder Jahre) von Trial-and-Error. Wir wissen genau, an welchen Stellschrauben wir zuerst drehen, wie wir gemeinsam genutzte Ressourcen abbilden, wie wir das Reporting-Bedürfnis des Managements integrieren usw.

Zudem bieten wir Training und Coaching, das auf drei Jahrzehnten Erfahrung gebaut ist. Ja, du kannst dieselben Bücher lesen wie wir – aber kann dein Team all das reibungslos umsetzen, während es gleichzeitig den Tagesbetrieb aufrechterhält? Wir sorgen dafür, dass die Einführung so einfach wie möglich wird, ohne das Rad neu zu erfinden. Branchenstudien zeigen, dass über 70 % aller Change-Initiativen scheitern (oft wegen fehlender Expertise oder Unterstützung). Wir erhöhen deine Erfolgschancen deutlich.

Berücksichtige auch den Zeitfaktor: Jeder Monat, den du mit Ausprobieren verbringst, ist ein Monat mit weiter anhaltenden Projektverzögerungen und Stress. Mit unserer Unterstützung könntest Du in dieser Zeit bereits voll im Flow sein.

Dabei sind wir keine Magier mit Wundermittel – Kanban-Prinzipien sind offen dokumentiert (wir verweisen oft auf Quellen wie David Andersons Kanban, Teodora Bozhevas KPPM, Klaus Leopolds Flight Levels, Theory of Constraints u. v. m.). Unser Wertbeitrag ist die passgenaue Implementierung dieser Prinzipien in deinem Kontext und das Change Management, damit es dauerhaft funktioniert.

Und schließlich: Wenn die Eigeninitiative das Problem bisher nicht gelöst hat – oder wenn du diese Frage stellst –, erkennst du vermutlich, dass es sich lohnt, erfahrene Praktiker an deiner Seite zu haben. Wir arbeiten immer in einer Coach-/Mentor-Rolle und befähigen deine Leute von Anfang an. Es ist also kein Entweder-oder: Wir bringen dir die besten Praktiken bei, damit du schneller selbständig wirst, als wenn du alles allein im Internet zusammensuchen und ausprobieren musst.

Natürlich unterstützen wir auch Unternehmen, die schon gestartet, aber dann ins Stocken geraten sind – sogar punktuell, etwa mit einem Review oder einer maßgeschneiderten Beratung. Sieh Xuviate als Beschleuniger und Versicherung zugleich – wir bringen schnellere Ergebnisse und schützen vor den typischen Fehlern. Ja, DIY ist möglich – die eigentliche Frage ist, wie viel Zeit und Risiko du einsparst, wenn du unsere Erfahrung nutzt.

Für die meisten Unternehmen, die in Projekten untergehen, ist diese Rechnung eindeutig: Expert:innenhilfe lohnt sich.